DWD-MediaDWD-Media

informatief / betrokken / overzichtelijk

Met een druk op de knop….

….’en ik heb alle financiële gegevens bij de hand’, zei mijn cliënt breed lachend. Ik moest hem gelijk geven. Althans voor de techniek, want je loopt al snel vast in een oerwoud aan mogelijkheden.

“Neem scannen en herkennen. Je eerste gedachte is dat je een factuur scant en dat die automatisch in je administratie wordt verwerkt. De praktijk is echter dat deze factuur in een mailbox terechtkomt, waarna menselijke handelingen moeten plaatsenvinden om de factuur in de administratie te verwerken. Hoe handig zou het zijn als die factuur automatisch wordt verwerkt?

Geautomatiseerde administratie

Maar als alles automatisch gaat, hoe groot is dan het risico dat een factuur verkeerd in de administratie terechtkomt? Waar is dan die controle? Het zou natuurlijk fijn zijn dat je na het scannen alle facturen nog een keer ziet en akkoord kunt geven. Om vervolgens die facturen in een mailbox te laten komen, waar staat vermeld welke facturen worden herkend (80% is mogelijk) en welke niet. Na het automatisch verwerken vinden dan afgesproken controles plaats. Deel geautomatiseerd en deels handmatig, zodat de betrouwbaarheid gewaarborgd blijft. ‘Dat wil ik’, riep mijn cliënt. Ik vertelde hem dat we dat nu al voor hem eenvoudig kunnen inrichten.

Van data informatie maken

Jammer dat het slechts om een tijdelijke oplossing gaat. Binnen een paar jaar of eerder gaat alles via elektronisch factureren. Ik liet mijn cliënt een voorbeeld zien en de mogelijkheden om dit te integreren in zijn huidige boekhoudsysteem. Mijn cliënt was enthousiast, het levert hem een hoop data op. Maar wat heb je aan al die data als je er geen informatie van kunt maken? Dashboardsystemen zijn er namelijk genoeg. Bovendien blijkt uit onderzoek dat ondernemers zelden of nooit in hun financiële dashboard kijken. Alleen als hun accountant langskomt, want die stelt allerlei lastige vragen. Dat komt omdat de meeste dashboards data presenteren, maar er geen informatie van maken. Bij DRV doen we dat wel.

Verhaal achter de grafieken

Samen met de ondernemer worden de belangrijkste kengetallen in kaart gebracht, waar je op kunt inzoomen. Een goed dashboard geeft de juiste waarschuwingssignalen. Wordt er tijdig gefactureerd? Loopt de debiteurentermijn op? Is liquiditeitskrapte te verwachten? Zijn er substantiële afwijkingen met de prognose? Wat gebeurt er met de kengetallen die de bank belangrijk vindt? De gepresenteerde informatie kan worden doorgerekend in prognoses en budgetten. Je kunt dus een blik werpen op de toekomst. Een aantal cijfertjes op een scherm zeggen niet zoveel, maar vaak zit er een heel verhaal achter. Wij zitten dan ook periodiek met de cliënt om tafel om de financiële data door te nemen.

Innovatie gaat verder!

‘Maar ik zit niet altijd achter mijn computer’, merkte mijn cliënt op. Daar hebben wij apps, iPhones, en iPads voor, antwoordde ik. Daarnaast kunnen we ook koppelingen leggen met bijvoorbeeld financieringssoftware die berekent wanneer en hoeveel liquiditeitsruimte er nodig is. Hoe mooi zou het zijn als die software al een (groot) gedeelte van de financieringsaanvraag automatisch invult? Dat is de volgende ontwikkeling waar we naartoe aan het werken zijn.

DRV Accountants & Adviseurs - Marc van Can - T. 0165-573700

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Tot slot

 

Achter de schermen hebben we hard gewerkt aan een goed administratief systeem dat administratie voeren eenvoudiger kan maken, maar ook inzichtelijker en informatiever. Daarbij hebben we gebruik gemaakt van de bestaande software systemen, maar we hebben ook systemen laten aanpassen. We blijven innoveren en dan lijkt het inderdaad slechts een druk op de knop…..