DWD-MediaDWD-Media

informatief / betrokken / overzichtelijk

Weet jij het goede antwoord?

Er was een tijd dat de administratie een soort van black box leek. Een tombola waarvan de accountant eens per jaar een rapport maakte en waarbij het spannend was wat er uit kwam. Die tijd ligt gelukkig al weer ver achter ons.

 

Ondernemers van nu weten goed raad met hun administratie en weten daar ook informatie uit te halen. Daarbij worden ze geholpen door steeds betere software die van hun data managementinformatie maakt. Ook accountants worden daar “gelukkig” van. Met dashboards wordt de administratie steeds inzichtelijker gemaakt. Maar net als in je auto waar allerlei metertjes op en neer gaan en lichtjes branden vindt de ondernemer door de bomen het bos niet altijd meer.

 

Een tijd geleden is onderzocht wanneer een ondernemer in zijn dashboard kijkt. Huiskamervraag: weet jij het goede antwoord?

 

Ik zal het je gemakkelijk maken. Uit het onderzoek bleek dat ondernemers vooral in een dashboard (vaak ook door de accountant geïnstalleerd en geadviseerd) keek  als de accountant op bezoek kwam. Wie houdt nu wie voor de gek?

 

Waarom is dat eigenlijk?

 

Managementrapportages worden te vaak niet gebruikt bij besturing
In praktijk gaan de gesprekken tussen managers of tussen managers en financials vaak over hele andere zaken dan waar rapportages over berichten. En als financial kun je veel energie steken in het maken van rapportages. Maar als ze niet worden gebruikt, dan is het toch zonde van de energie? De echte winst komt dichterbij als je de belemmeringen wegneemt die maakt dat de mensen die moeten sturen geen gebruik maken van de informatie die hen daartoe wordt aangereikt.

De rapportages bevatten geen normen of targets

 

Rapportages waarin normen of targets ontbreken bevatten informatie die zich eigenlijk niet laat vergelijken. En daarmee wordt het voor de gebruiker eigenlijk onmogelijk om er iets mee te doen. Want is het nou goed of niet? En welke zaken verdienen dus management aandacht? Wat moet de gebruiker doen? 

 

De indicatoren sluiten niet aan op de dagelijkse operationele besturing

 

Wat voor een directeur een goede indicator is, is voor een medewerker wellicht te ver af van zijn dagelijkse praktijk. Denk bijvoorbeeld aan ziekteverzuim. Voor een directeur is het totale ziekteverzuim-percentage voldoende om de organisatie te benchmarken, terwijl de verzuim-frequentie juist voor een medewerker veel beter aansluit.

 

Hier geldt dat ‘one size fits all’ een slechte vuistregel is. Op het moment dat een gebruiker van een managementrapportage iets ziet dat niet of onvoldoende aansluit op de dagelijkse praktijk, dan zal er onvoldoende herkenning zijn in de cijfers. En daarmee zijn ze niet relevant. En wordt het rapport dus niet gebruikt.

 

De indicatoren zijn niet of nauwelijks te beïnvloeden

 

Een managementdashboard openen en bekijken lijkt leuk. Maar als je als gebruiker de indicatoren in het dashboard helemaal niet kunt beïnvloeden, wordt het al een stuk minder leuk. En het wordt helemaal niet leuk als er ook nog een paar indicatoren ‘op rood’ staan!

 

Dan leidt zo’n rapportage onvermijdelijk tot frustratie bij de gebruiker en zal hij/zij na enkele keren afhaken. Zeker als de indicatoren uit dit rapport onderdeel uitmaken van een managementafspraak. Alleen indicatoren die je zelf (gemakkelijk) kunt beïnvloeden, zetten aan tot actie.

 

Teveel indicatoren om op te sturen

 

Je kent het denk ik wel. Rapporten of dashboards waar eerder meer dan minder indicatoren staan. We komen ‘dashboards’ tegen van meerdere ‘pagina’s’ en meer dan 50 indicatoren. Je moet wel heel knap zijn om door deze bomen het bos nog te zien! Waar moet je nou op sturen? Wat is belangrijk en wat niet? Teveel informatie maakt passief.

 

Geen samenhang tussen de indicatoren

 

In een typische managementrapportage of typisch managementdashboard staan diverse indicatoren, zoals financiële indicatoren, klant/markt indicatoren en proces-indicatoren. Vaak staan ze ook nog door elkaar heen. Hoe hangen die indicatoren met elkaar samen? En wat is de link met de strategie van de organisatie? Aan welke initiatieven zijn er al genomen (of moeten we snel nemen) om de indicatoren ‘van rood naar groen’ te krijgen?

 

Veel te verbeteren

 

Er kan dus veel ‘fout gaan’ bij het opstellen en definiëren van goede indicatoren om op te sturen. Geen wonder dat het gebruik in veel organisaties zo teleurstellend laag is. En dan hebben we het nog niet eens gehad over hoe je een goede indicator op een hele verkeerde manier presenteert.

 

Het goede nieuws is natuurlijk dat we nog veel kunnen verbeteren. 

 

En dat hebben wij bij DRV gedaan. Wij hebben een concept ontwikkelt, DRV-Pro genaamd, waarmee een ondernemer op een snelle en efficiënte (digitale) manier zijn administratie kan verwerken. Na die verwerking wordt die data zichtbaar in een overzichtelijk en op maat gemaakt overzicht (met branchevergelijking). Is het daarmee klaar? Nee juist niet.

 

Weliswaar doet de software het werk, maar wat je ermee moet doen blijft mensenwerk. Onze medewerkers kijken daarom mee en zijn getraind om pro-actief mee te denken aan de hand van die dashboards. Een aspect daarbij is dat wij met software analyseren hoe de kredietbehoefte is en waar die kredietbehoefte (tegen welke voorwaarden) kan worden ingevuld. Pro-actief benaderen wij onze klanten met aanwijzingen, tips en ondersteuning. Gaat dan de meter gelijk lopen? Graag werken wij met abonnementsprijzen.

 

Geïnteresseerd?  Ik stel voor om een vrijblijvende afspraak te maken. Tot snel.

 

DRV Accountants en Adviseurs - Marc van Can - Tel. 0165-573700 - email: m.van. Dit e-mailadres wordt beveiligd tegen spambots. JavaScript dient ingeschakeld te zijn om het te bekijken.