DWD-MediaDWD-Media

informatief / betrokken / overzichtelijk

Notariële column door notaris Mr Ellen Bongaerts: Wie trekt er aan de touwtjes: de UBO

Op 27 september 2020 is het UBO-register in werking getreden. Sindsdien zijn ondernemingen verplicht om hun eigenaren of de personen die zeggenschap hebben, via de Kamer van Koophandel, in het UBO-register in te schrijven. Organisaties die vóór de invoering van het UBO-register al zijn opgericht, moeten voor 27 maart 2022 zelf hun UBO opgeven. Zij ontvangen van de Kamer van Koophandel een brief.

Bij nieuw op te richten organisaties is opgave van de UBO een voorwaarde voor verstrekking van een KvK-nummer.

Wat is een UBO?
De afkorting UBO staat voor ‘ultimate beneficial owner’, ofwel: de uiteindelijk belanghebbende van een organisatie. De UBO is de natuurlijk persoon die de uiteindelijke eigenaar is of de uiteindelijke zeggenschap heeft over een vennootschap of andere juridische entiteit. Iemand kan als UBO kwalificeren indien deze de uiteindelijke eigenaar is van of zeggenschap heeft via een direct of indirect belang van meer dan 25% van de aandelen, de stemrechten of het eigendomsbelang of feitelijke zeggenschap heeft.   

Indien er geen natuurlijk persoon als UBO-kwalificeert, zal het hoger leidinggevend personeel (het statutair bestuur) als UBO geregistreerd dienen te worden (pseudo-UBO), waarbij uit de in het register vermelde ‘aard’ van het belang afgeleid kan worden dat dit hoger leidinggevend personeel betreft.  

Waarom een UBO-register?
Het UBO-register komt voort uit Europese regelgeving. Het draagt bij aan het voorkomen van het gebruik van het financiële stelsel voor witwaspraktijken en terrorismefinanciering. Het UBO-register maakt transparanter wie de leiding heeft bij organisaties die in Nederland zijn opgericht. Door de openbaarheid van het register kunnen personen en organisaties beter geïnformeerd besluiten met wie zij zaken doen. Elk EU-land moet een UBO-register bijhouden. In Nederland is het beheer van het UBO-register belegd bij KVK.

Voor wie geldt de registratieplicht?
De UBO-registratieplicht geldt (onder meer) voor de niet-beursgenoteerde besloten en naamloze vennootschappen, maar bijvoorbeeld ook voor stichtingen, verenigingen, maatschappen, vennootschappen onder firma en commanditaire vennootschappen en kerkgenootschappen.
De UBO-registratieplicht geldt (onder meer) niet voor eenmanszaken en Verenigingen van eigenaars.

Welke gegevens zijn (niet) openbaar?
Niet alle gegevens van de UBO zijn openbaar. Wel openbaar zijn: voor- en achternaam, geboortemaand en –jaar, nationaliteit, woonstaat en de aard en omvang van het economische belang van de UBO in de volgende bandbreedtes waar het gaat om percentages van aandelen, stemrecht of eigendom, (i) meer dan 25% tot 50%, (ii) meer dan 50% tot 75% of (iii) meer dan 75%.

Niet openbaar zijn: BSN of buitenlands fiscaal identificatienummer (TIN), geboortedag, -land en –plaats, woonadres, afschrift van geldig identiteitsdocument, afschrift van document(en) waaruit de aard en omvang van het economische belang blijkt.

Wie mag het UBO-register inzien?
Het uitgangspunt is dat een deel van de gegevens voor iedereen toegankelijk is. In zeer uitzonderlijke gevallen kan een UBO verzoeken de openbare gegevens af te laten schermen. De naam, geboortemaand- en jaar, woonstaat en nationaliteit van de UBO zullen dan worden afgeschermd, niet de aard en omvang van het door de UBO gehouden belang.
De afscherming geldt niet voor bevoegde autoriteiten, de Financiële Inlichtingen Eenheid, banken en andere financiële ondernemingen en notarissen. Een verzoek tot afscherming wordt alleen in uitzonderlijke situaties toegekend.

De afnemers van UBO-informatie van de Kamer van Koophandel zullen worden geregistreerd. Van hen zal een kostendekkende vergoeding gevraagd worden voor het verkrijgen van informatie uit het UBO-register.

Niet naleven verplichtingen
De eerste opgave van de UBO(‘s) van reeds ingeschreven entiteiten moet uiterlijk plaatsvinden op 27 maart 2022. Entiteiten die worden ingeschreven na de datum van inwerkingtreding moeten hun UBO(‘s) direct registreren.

Het niet, niet juist, niet volledig dan wel niet tijdig registreren wordt gesanctioneerd in de Wet op de economische delicten. Overtreding van deze verplichting zal een economisch delict opleveren. Als de aanschrijving niet tot registratie leidt, stuurt de Kamer van Koophandel één aanmaning.

Terugmeldplicht
Wwft-instellingen (waaronder advocaten en notarissen) zijn verplicht een cliëntenonderzoek te doen. Sinds het moment van in werking treding van het UBO-register, zijn deze instellingen verplicht het UBO-register in te zien en een uittreksel uit het UBO-register op te vragen en in het dossier te houden. Het hebben van dit uittreksel ontslaat een Wwft-instelling niet van de verplichting om zelf ook onderzoek te doen naar de UBO. Indien de instelling bij haar onderzoek tot de conclusie komt dat er een verschil bestaat tussen de UBO-gegevens uit het UBO-register en de gegevens in haar dossier, moet zij hiervan zelfstandig een melding doen aan de Kamer van Koophandel. De geheimhoudingsplicht van advocaten en notarissen is buiten toepassing verklaard voor de terugmeldplicht.

Notariskantoor Wouw

Lenaertstraat 24, Wouw

Tel. 0165-301280